El cierre de un
departamento ha derivado más trabajo a una unidad ya saturada de por sí. ¿Qué
medidas puede tomar Privalia para mejorar el rendimiento de un equipo de
producción que dispone de poco tiempo y dinero?
LA HISTORIA
Aunque el éxito requiere un gran esfuerzo, a veces el nivel
de exigencia puede ser excesivo. Esa fue la situación en que se encontró
Privalia, la tienda de ropa online, en 2014.
Con una facturación de 400 millones de euros, Privalia era
la número uno del sector en Italia, Brasil, México y España, país donde
acumulaba una cuarta parte de su facturación. Y era la cuarta en Alemania,
donde había adquirido la tienda online Dress-for-Less.
Pero el equipo de producción estaba sometido a una enorme
presión. Su trabajo consistía en organizar campañas para las marcas de moda más
importantes, en las que se vendía el género de temporadas anteriores con
descuentos de hasta el 70%. Fotografiaban las prendas, redactaban la
descripción correspondiente y lo subían todo a la web.
Aunque parte de las marcas proporcionaban las fotos, más de
la mitad se tomaban en los estudios de las oficinas centrales de la empresa en
Barcelona. En un día normal se podían gestionar hasta 1.400 referencias de ocho
campañas diferentes.
El equipo estaba saturado. El más mínimo retraso podía
complicarles muchísimo las cosas. Y la situación no iba sino a empeorar: con el
cierre del departamento de producción de Italia, ahora el de Barcelona pasaba a
asumirlo todo.
A contrarreloj
En el rápido proceso de producción intervenían numerosos
departamentos y no se podía perder ni un minuto para cumplir los objetivos.
Pero coordinar a un gran equipo de estilistas, modelos, fotógrafos, diseñadores
gráficos y redactores, además de los jefes de ventas y las propias marcas, no
era fácil. Los retrasos, por pequeños que fueran, se acumulaban y podían
afectar seriamente a toda una campaña.
El recorrido de una prenda por el área de producción incluía
una serie de tareas concretas, desde la recepción hasta la fotografía, la
posproducción, la redacción del texto y la salida. Y siempre surgían problemas
en algún punto del proceso.
El tiempo se organizaba con tal precisión que incluso se
reservaba un minuto para planchar cada prenda, pero la complejidad del proceso
de recepción, los contratiempos y la necesidad de ganar tiempo daban al traste
con la planificación.
La gran cantidad de prendas que entraban y salían del
almacén ocasionaba complicaciones, además de que se perdía tiempo en localizar
el lote de cada campaña.
Las prendas pasaban de la recepción al departamento de
imagen, donde se fotografiaban. Aquí los retrasos podían deberse a distintos
factores, como que las modelos se demoraban, tardaban más de la cuenta en
maquillarse o no aparecían. A veces, las prendas de muestra eran demasiado
grandes y había que ajustarlas, o se tenían que quitar las etiquetas porque
estaban mal ubicadas de cara a las fotos, lo que podía ocasionar cruces de
referencias.
Acelerar el proceso parecía imprescindible, pero, como
comentaba un trabajador del almacén: "Si haces demasiadas fotos en una
sesión, dejas a la modelo ciega con tanto flash. Y después de fotografiar
cuarenta pares de zapatos seguidos, la modelo sale con pies de hobbit".
Unas costuras a punto
de reventar
Tal vez una planificación minuciosa resolviera el problema.
Privalia utilizaba un sistema ERP que registraba diariamente las incidencias
que causaban retrasos para diagnosticar los problemas más habituales. Y las
fotos de las campañas también se planificaban meticulosamente en hojas de Excel
compartidas.
Aun así, las demoras se acumulaban, a menudo porque el
género simplemente no llegaba a tiempo, algo de lo que las grandes marcas eran
las principales culpables.
Con un tiempo tan limitado, ¿qué otras medidas podía tomar
el equipo de producción para mejorar la eficiencia?
En 2013, los costes de producción en España habían sumado
dos millones de euros. Procesar una prenda costaba cinco euros, casi diez si se
sumaban los gastos generales y el material de estudio. Las modelos
representaban el 10% del coste de cada foto, un gasto que en ocasiones se podía
evitar si la campaña incluía referencias que ya se habían fotografiado
anteriormente y esas imágenes se podían reutilizar. Para evitar pagar los
derechos de imagen en estos casos, se intentaba cortar la cabeza de la modelo,
pero no siempre era posible.
En definitiva, el área de producción de Privalia en
Barcelona tenía serias limitaciones tanto de tiempo como de dinero. Y la carga
de trabajo iba a doblarse con el cierre del departamento de Italia. Los
trabajadores, ya de por sí presionados, se sentían aún más contrariados, y
algunos empezaban a airear su descontento en las redes sociales.
Estaba claro que Barcelona necesitaba una nueva estrategia
para asumir todo el trabajo. ¿Se podía acelerar aún más el proceso? ¿Y cómo
podrían mantener a raya los costes?
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